Dofinansowywanie projektów

W związku z licznymi pytaniami ze strony doktorantów, Zarząd Samorządu Doktorantów informuje, że warunkiem koniecznym uzyskania dofinansowania jest złożenie wniosku w Biurze Samorządu w terminie zgodnym z Regulaminem Przyznawania Dofinansowania dla danego wydarzenia.

Formularz sprawozdania (DOC) – Wersja dla Office 97-2003 oraz Open Office 4.1

_____________________________________________________________

Osoby składające wnioski o dofinansowanie uprzejmie prosimy o możliwe szczegółowe sporządzanie kosztorysów realizowanych przedsięwzięć, w tym:

1. Jednoznaczne wskazanie, które z wydatków są przedmiotem dofinansowania z budżetu Samorządu.

2. Opisanie poszczególnych wydatków, w sposób możliwie szczegółowy. Nie jest wystarczające podanie ogólnikowych sformułowań, takich jak „dojazd” czy „zakwaterowanie”.

3. W miarę możliwości uprawdopodobnienie wysokości wydatków, które mają być poniesione przez załączenie odpowiednich dokumentów np.
– wydruków ze strony internetowej przewoźnika, zawierającej ceny biletów, wraz z dołączeniem wyceny biura WhyNotTravel będącego podmiotem wyłonionym w postępowaniu przetargowym na świadczenie usług zakupu biletów na różne środki komunikacji. W wypadku różnicy pomiędzy kwotą przewoźnika, a kwotą zaproponowaną przez WhyNotTravel na poziomie wyższym niż 3% zakup MOŻE zostać dokonany u innego przewoźnika.
– wydruków ze strony internetowej przedsiębiorcy oferującego zakwaterowanie,
– e-maili zawierających informacje o kosztach usług.

4. Jeżeli wysokości jakiegoś wydatku nie da się wykazać w powyższy sposób, prosimy o umieszczenie informacji, dlaczego nie jest to możliwe.

Spełnienie powyższych wymogów znacznie ułatwi i przyspieszy procedurę przyznawania dofinansowania. Jako Zarząd możemy być kontrolowani i rozliczani z dysponowania środkami finansowymi i dlatego musimy być przygotowani na wykazanie zasadności podejmowanych decyzji.

Jednocześnie zapraszamy do składania wniosków. 🙂

_______________________________________________________

Wskazówki odnośnie składania wniosków o dofinansowanie:

1: Regulamin Przyznawania Dofinansowania przez Zarząd Samorządu Doktorantów UW

Zanim rozpocznie się procedurę wnioskowania o dofinansowanie z ZSD UW warto zapoznać się z regulaminem, który być może wyjaśni pewne wątpliwości. Oraz z Zarządzeniami Przewodniczącego ZSD UW dostępnymi tutaj.

2: Cel.

Celem dofinansowania może być w zasadzie dowolna działalność naukowa lub około naukowa doktorantów. Z założeniem, że im większa ilość doktorantów z dofinansowanie korzysta tym lepiej. Dlatego idealne są projekty zbiorowe.

Czego na pewno nie można dofinansować określa Zarządzenie Przewodniczącej ZSD UW nr Z/1/NG/2020 z 23 grudnia 2020 r.

Można przeznaczyć środki z dofinansowania na:

– kurs lub zajęcia dodatkowe dla doktorantów lub grupy doktorantów. Np: Kursy emisji głosu, zajęcia specjalistyczne,

– Organizacja doktoranckich eventów, jak konferencje, sympozja, sesje, spotkania okolicznościowe lub integracyjne,

– Wyjazdy na konferencje i opłaty konferencyjne (ale nie diety) dla doktorantów lub ich grup,

Katalog celów jest otwarty, warto więc wychodzić z nowymi, interesującymi inicjatywami.

3: Kto przyznaje?

Środki przyznaje Zarząd Samorządu Doktorantów Uniwersytetu Warszawskiego na wnioski z I filaru (gdzie wnioskują Wydziałowe Rady Doktorantów lub Rady Doktorantów Szkół Doktorskich) lub wnioski z II filaru (gdzie wnioskują WRD, RD, doktoranci lub grupy doktorantów).

Decyzja o przyznaniu bądź nieprzyznaniu dofinansowania jest wyrażana w formie uchwały Zarządu. Numer uchwały jest niezbędny do rozliczenia wniosku. Uchwała jest do wglądu w Biurze Samorządu, oraz jest wysyłana w ciągu 7 dni od posiedzenia Zarządu na adres e-mail osoby wnioskującej oraz osoby rozliczającej.

Uchwały MOGĄ zawierać dodatkowe warunki niezbędne do realizacji dofinansowania.

4: Czym się różni I i II filar?

W wypadku wniosków na I filar – każda z wnioskujących Wydziałowych Rad Doktorantów lub Rad Doktorantów Szkół Doktorskich ma do dyspozycji 2000 zł w skali roku kalendarzowego. Kwota dostępna dla WRD/RD ulega również stopniowemu zmniejszeniu po 30 kwietnia i 15 października, jeśli w tym czasie do ZSD UW nie wpłynie pisemne prowizorium wykorzystania pozostałych środków. Pieniądze nie przechodzą z roku na rok. Zgodnie z Regulaminem – nie można również wnioskować o dofinansowanie wydarzeń realizowanych w latach następnych. Projekty realizowane w ramach I filaru muszą mieć zasięg przynajmniej wydziałowy.

W wypadku wniosków na II filar budżetu Samorządu każdy z nich oceniany jest w oparciu o następujące kryteria:

1) charakterem przedsięwzięcia, przy czym pierwszeństwo uzyskują przedsięwzięcia o charakterze znajdującym się wyżej w kolejności wyliczenia § 5 ust. 1 Regulaminu Przyznawania Dofinansowania przez ZSD UW;
2) kosztami przedsięwzięcia;
3) innowacyjnością przedsięwzięcia;
4) zasięgiem przedsięwzięcia;
5) liczbą uczestników;
6) cyklicznością przedsięwzięcia;
7) stosunkiem dofinansowania do całości przychodów wykazywanych we wniosku.

Każde z kryteriów jest oceniane w 10 stopniowej skali, a wynik końcowy dla danego kryterium jest średnią arytmetyczną z ocen wystawionych przez wszystkich członków Zarządu. Wnioski, które otrzymają najwięcej punktów w danym okresie wnioskowania (zdefiniowanym Zarządzeniem Przewodniczącego) mają szanse na otrzymanie dofinansowania. Ten filar przeznaczony jest głównie na finansowanie inicjatyw indywidualnych, lub dofinansowywanie większych inicjatyw o szerszym zasięgu.

5: Jak składać?

Wnioski należy składać na specjalnych drukach znajdujących się poniżej. Wnioski należy składać w siedzibie Samorządu Doktorantów na małym dziedzińcu, pokój 100, też je wrzucać do skrzynki na listy przy drzwiach do tego pokoju lub można przesłać skan wypełnionego i podpisanego wniosku na adres doktoranci@samorzad.uw.edu.pl. Pliki doc/docx nie będą branę pod uwagę. Wniosek w wersji papierowej musi trafić do Biura najpóźniej 7 dni po otrzymaniu informacji o decyzji Zarządu, ale nie później niż w momencie przyniesienia dokumentów do rozliczenia.

Wniosek na I filar musi być podpisany przez Przewodniczącego Wydziałowej Rady Doktorantów lub pełnomocnika finansowego WRD (osoba wnioskująca), oraz osobę której wniosek dotyczy (osoba rozliczająca). Na wniosku musi się też znaleźć opinia WRD wraz z proponowaną kwotą dofinansowania.

Wniosek na II filar musi być podpisany przez osobę wnioskującą oraz osobę rozliczająca, jeśli są to dwie różne osoby. W wypadku wniosku zbiorowego, należy dołączyć podpisane upoważnienie od osób, których wniosek dotyczy.

Prosimy o uważne wypełnianie tych wniosków, bowiem w przypadku błędów wnioski zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.

W szczególności uczulamy na podawanie informacji o nazwie i miejscu odbywania się konferencji oraz tytule wygłaszanego referatu w wypadku wniosków dotyczących wyjazdów.

6: Rozliczanie.

Podstawą rozliczenia jest faktura VAT lub inny dokument finansowy wystawiony na dane Uniwersytetu Warszawskiego:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Przypominamy że rokiem rozliczeniowym UW jest rok kalendarzowy!

Faktury powinny być dostarczane i rozliczane w Biurze Samorządu NIEZWŁOCZNIE po ich otrzymaniu.

7: Sprawozdanie.

W ciągu 30 dni od zakończenia wydarzenia osoba rozliczająca jest zobowiązana do złożenia wypełnionego formularza sprawozdania oraz kopii wszystkich dokumentów finansowych wygenerowanych w czasie realizacji przedsięwzięcia.